No ambiente físico, a inclusão de um novo registro em um livro não apagava as folhas anteriores. O volume preservava naturalmente a sequência dos atos.
No meio digital, a lógica é diferente. Um arquivo pode ser copiado, substituído e alterado com poucos comandos. Se não houver controle, torna-se difícil saber qual versão é oficial, quem realizou cada modificação e se as assinaturas anteriores continuam válidas.
O controle de versões é, por isso, um dos pontos centrais da gestão de livros societários digitais.
A Instrução Normativa DREI nº 82/2021 reconhece expressamente que alterar o conteúdo de um livro já assinado faz com que as assinaturas anteriores percam validade. Para resolver essa dificuldade, permite a criação de versões de um mesmo número de ordem para fins de gestão interna.
Por que o versionamento é necessário?
Livros sociais são construídos ao longo do tempo.
Novas assembleias são realizadas, ações são transferidas, administradores são eleitos e ônus são constituídos. Cada acontecimento precisa ser incluído sem apagar o que já existia.
Em um arquivo único, a inclusão posterior altera o conteúdo técnico do documento. A assinatura realizada sobre a versão anterior deixa de corresponder ao novo arquivo.
Sem um procedimento de versões, a empresa pode manter um documento atualizado, mas incapaz de demonstrar a validade das assinaturas anteriores.
Número de ordem e versão não são a mesma coisa
O número de ordem identifica a sequência do livro dentro da sociedade.
A versão identifica o estágio daquele livro digital em determinado momento.
A Instrução Normativa permite que diferentes versões internas mantenham o mesmo número de ordem quando novos atos forem escriturados.
Isso evita a abertura de um novo livro a cada inclusão, mas exige que a sociedade consiga relacionar claramente as versões.
O número de ordem não pode ser utilizado como única referência do arquivo.
Livro autenticado em branco
O desafio aparece com maior clareza nos livros autenticados antes da escrituração.
Os termos de abertura e encerramento são autenticados, e a administração passa a incluir os eventos posteriores.
Como o arquivo é digital, não é possível simplesmente inserir novas páginas e preservar todas as assinaturas anteriores como ocorreria no papel.
A criação de versões permite manter o livro em evolução, desde que as pessoas envolvidas nos novos atos assinem o conteúdo correspondente.
O que a norma permite?
A sociedade pode criar versões, para fins de gestão interna, de um mesmo livro social e número de ordem.
Cada versão precisa ser assinada pelas pessoas envolvidas nos novos atos, eventos ou operações registrados.
A administração também pode emitir declaração indicando qual versão é a mais atual.
A faculdade não elimina a necessidade de conservar as versões anteriores. Sem elas, não há como demonstrar a situação do livro em cada momento.
O problema dos arquivos “final” e “final 2”
Muitas empresas controlam documentos por nomes como “versão final”, “versão corrigida” e “versão final definitiva”.
Esse método depende da disciplina individual e não registra adequadamente a sequência.
Também é comum que arquivos diferentes tenham o mesmo nome em computadores distintos.
Um padrão confiável deve incluir número de ordem, data, número da versão e status.
A nomenclatura ajuda, mas não substitui um registro central que indique qual é a versão oficial.
Versão de trabalho e versão oficial
O processo deve separar minutas editáveis dos documentos oficiais.
A versão de trabalho pode receber comentários e correções. Ela não deve ser confundida com o livro assinado.
Depois da aprovação, a empresa gera a versão oficial, coleta as assinaturas e bloqueia alterações.
Qualquer novo ato deve originar uma nova versão, e não a edição silenciosa do arquivo anterior.
Preservação das assinaturas
Cada assinatura está vinculada ao conteúdo existente no momento em que foi realizada.
Por isso, a nova versão precisa demonstrar quais registros foram adicionados e quem assinou os atos correspondentes.
A sociedade deve conservar os relatórios e evidências de cada fluxo.
Não é suficiente manter apenas a última versão do livro se as assinaturas das versões anteriores não estiverem incorporadas ou relacionadas de forma verificável.
Relação entre versões
O sistema de gestão deve permitir navegar do arquivo atual para as versões anteriores.
Cada versão pode conter metadados sobre a data de criação, o responsável, os atos incluídos e a assinatura correspondente.
Também é recomendável registrar o hash do arquivo e o motivo da criação da nova versão.
Essa relação facilita auditorias e permite identificar em qual versão determinado evento apareceu pela primeira vez.
Declaração da versão mais atual
A Instrução Normativa permite que a administração declare qual versão é a mais atual.
Essa declaração é útil quando o livro possui várias versões válidas dentro do mesmo número de ordem.
Ela não deve ser feita sem conferência. A administração precisa confirmar que todos os atos foram incluídos e que as assinaturas estão preservadas.
A declaração também deve ser atualizada sempre que houver nova escrituração.
Controle de acesso
Nem todos os usuários devem ter permissão para substituir versões oficiais.
A área responsável pode permitir que determinados profissionais preparem minutas, mas restringir a publicação da versão final a pessoas autorizadas.
Também é importante impedir exclusão definitiva sem aprovação.
O controle de acesso reduz alterações acidentais e facilita a atribuição de responsabilidades.
Imutabilidade e trilha de auditoria
Depois de assinada, a versão oficial deve ser tratada como registro imutável.
Isso não significa que o conteúdo nunca possa ser corrigido. Significa que a correção precisa gerar novo registro ou versão, preservando o histórico anterior.
Uma trilha de auditoria deve mostrar criação, revisão, aprovação, assinatura e substituição.
A mera data de modificação do arquivo no computador não é uma trilha confiável.
Correção de erros
Erros materiais podem ser percebidos depois da assinatura.
A equipe não deve abrir o PDF, corrigir e salvar sobre o arquivo anterior.
Conforme a natureza do erro, pode ser necessário lavrar termo de retificação, realizar nova deliberação ou criar versão posterior que explique a correção.
A solução deve preservar o registro equivocado e demonstrar de maneira transparente como foi corrigido.
Livros contábeis e retificação
Nos livros contábeis autenticados, a Instrução Normativa impede a substituição por outro livro contendo a escrituração retificada e determina que os ajustes sejam realizados no exercício em que o erro foi constatado, conforme as normas contábeis.
Esse regime reforça um princípio aplicável também à governança societária: corrigir não significa apagar.
O histórico precisa demonstrar tanto o erro quanto a providência posterior.
Armazenamento das versões
As versões precisam ser guardadas em ambiente corporativo com cópias de segurança.
Não é recomendável distribuí-las por e-mail e manter cada arquivo em uma pasta pessoal.
O repositório deve preservar data, permissões e histórico de movimentação.
Também precisa permitir exportação dos documentos e evidências, evitando dependência absoluta de um fornecedor.
Mudança de plataforma
A empresa pode decidir trocar o sistema utilizado para gerir livros.
O processo de migração deve incluir todas as versões, metadados, relatórios de assinatura e termos de autenticação.
Migrar apenas a versão mais recente pode eliminar parte da memória jurídica.
Antes de encerrar o contrato, a sociedade deve testar a leitura e a validação dos arquivos exportados.
Indicadores de inconsistência
Alguns sinais indicam falha de controle.
A existência de duas versões classificadas como atuais, a ausência de assinatura em uma versão, o salto na numeração ou a modificação posterior do arquivo precisam ser investigados.
Também merece atenção a existência de atos aprovados que ainda não aparecem no livro.
Uma rotina periódica de conferência evita que essas pendências sejam descobertas apenas durante auditoria ou operação societária.
Como estruturar o procedimento
O primeiro passo é criar padrão de identificação das versões.
Depois, a empresa deve separar minuta, versão aprovada e versão assinada.
Cada inclusão precisa indicar quais atos foram acrescentados e quem é responsável pela conferência.
A nova versão deve ser assinada, armazenada sem sobrescrever a anterior e relacionada à declaração de atualidade.
Ao final, o repositório precisa permitir consulta cronológica completa.
Conclusão
O controle de versões preserva a continuidade dos livros societários no ambiente digital.
Sem ele, a facilidade de edição pode comprometer assinaturas e tornar incerta a versão oficial.
A solução não está apenas em adotar nomes de arquivos mais organizados. É necessário manter imutabilidade, histórico, evidências e responsabilidades definidas.
Quando as versões são tratadas como parte da governança, a sociedade consegue atualizar seus livros sem apagar o passado nem fragilizar a prova de seus atos.
Referências normativas e técnicas
- Instrução Normativa DREI nº 82/2021 — texto compilado, especialmente o artigo 18-A, parágrafos 4º a 6º.
- Medida Provisória nº 2.200-2/2001.
- Lei nº 14.063/2020.
- Lei nº 8.934/1994.
- Código Civil, regras de conservação da escrituração.
Continue lendo na SoGerir
- Assinatura eletrônica em livros societários.
- Livros societários digitais: regras, autenticação e responsabilidades.
- Por que a redigitação aumenta custo e risco.