Gestão de documentos societários: veja a importância para empresas

Uma má gestão de documentos pode ser um problema grande para as empresas. Ela tem o potencial de fazer com que a rotina e a organização empresarial sejam afetadas por conta de perda de dados, difícil acesso a arquivos e maior burocracia no dia a dia.

Tal problema tende a tornar a empresa mais lenta. Em última instância, pode comprometer a tomada de decisão dos gestores. A realidade é que, sem uma base sólida no controle informacional, as ações tendem a ficar mais dificultadas.

É por isso que vale a pena saber mais sobre gestão de documentos societários e as formas corretas de exercer esse controle. Acompanhe a leitura!

O que é gestão de documentos?

A gestão de documentos é o conjunto de processos voltados para organizar a produção, o arquivamento e localização dos arquivos (sejam eles impressos e digitais) nas organizações.

Essa prática consiste em ter qualquer informação armazenada na empresa sempre disponível para consulta, de forma imediata e eficiente.

A gestão de documentos é um processo complexo, que respeita uma série de características dos próprios documentos. Ela precisa considerar as necessidades da empresa e as mídias disponíveis para definir:

• como será montado um arquivo eficiente;

• quais são os prazos e as localizações ideais para cada tipo de arquivo;

• quais são as melhores formas de acessá-los de maneira rápida e segura.

  
  

Qual a sua importância?

A realidade é que a gestão de documentos é necessária para todas as atividades que envolvem o trato com documentos ou arquivos. No contexto empresarial, isso diz respeito a registros contábeis e até às atividades segmentadas como planilhas do planejamento de marketing ou a gestão de registros trabalhistas de milhares de funcionários, entre outros.

Podemos dizer que, como a correta gestão de documentos dentro das empresas é determinante para melhorar a qualidade da tomada de decisão, então ela acaba sendo uma ferramenta de gestão empresarial capaz de diferenciar as companhias no mercado.

Fato é que empresas que exercem a gestão de documentos com qualidade tendem a ser mais organizadas na busca por resultados expressivos.

Quais são os documentos societários?

Se enquadram nessa categoria os registros formais das empresas. Podemos definir como de tipo societário todos os documentos que servem para regulamentar:

• a estrutura de um negócio;

• o funcionamento dele;

• as atividades realizadas.

  
  

Em resumo, são esses documentos, chamados de societários, que determinam a base legal do projeto. Além disso, eles dão sustentação à questão operacional. No geral, esse tipo de documento contribui para a empresa ter uma definição em relação a:

• direitos;

• deveres;

• responsabilidades dos sócios;

• comportamentos nas relações internas e externas.

  
  

Entre os principais documentos societários podemos citar:

• Contrato Social;

• CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas);

• Atas de Assembleias;

• Termos de Transferência de Ações;

• Contratos de ILPs (Incentivos de Longo Prazo);

• Contratos de Investimento.

  
  

Quais são os benefícios da gestão de documentos societários?

A gestão de documentos societários permite 3 benefícios, em especial para as empresas. São eles:

• a redução de riscos como perdas físicas;

• o acesso e consulta facilitados;

• o armazenamento eficiente, economizando espaço e recursos.

  
  

Além disso, a boa gestão de documentos societários serve para preservar os documentos em segurança e facilitar o compartilhamento deles.

Como a digitalização ajuda a manter uma boa gestão de documentos?

A digitalização é uma prática que traz:

• a redução de custos com materiais e manutenção;

• maior segurança de dados com a restrição de acesso a documentos;

• organização e controle.

  
  

Consequentemente, a empresa pode ganhar em produtividade ao facilitar o acesso aos documentos e a preservação deles contra desgaste físico.

Vale lembrar que ao digitalizar documentos é possível economizar espaço. Locais antes destinado ao armazenamento de arquivos podem ter outro destino com a digitalização. Isso viabiliza possibilidades como o trabalho no modelo home office e estruturas mais enxutas.

Assim, soluções como a oferecida pela Digitadoc, parceira da SoGerir, são muito úteis nesse sentido. Com a Digitadoc, as empresas podem transformar seus documentos físicos em formatos digitais, facilitando o acesso, a organização e a segurança dos documentos. É uma alternativa para sofisticar os processos.

A SoGerir

A SoGerir é uma empresa comprometida em simplificar a gestão de documentos societários. Com a nossa ajuda, você consegue:

• otimizar sua administração;

• impulsionar os negócios dos seus clientes e;

• facilitar a gestão de grupos de empresas.

  
  

Temos soluções específicas para isso. Conheça nosso software e simplifique a sua gestão de documentos societários. Você terá como organizar todas as informações societárias de forma prática, moderna e organizada.

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